Estudio Preliminar de Implantación de Sistema de Gestión Administrativo Financiero en Comisión Nacional del Medio Ambiente Región del Maule

Abstract

La adquisición del software ICON-2001, trajo consigo un paso en la Comisión Nacional del Medio Ambiente (CONAMA) que no estaban preparados a dar. Con un valor millonario aproximado de $ 100.000.000), no sólo fue este el costo que involucró su compra. Tuvieron que invertir en capacitación. Las personas no sabían operarlo, no conocían sus aplicaciones (diseñadas en Oracle) totalmente distintas a las que acostumbraban manipular y obviamente les cambiaron los procesos. Si bien es cierto, estaba previsto un programa de capacitación, éste no se cumplió por razones que se desconocen. Fue necesario adquirir nueva tecnología, computadores de mayor capacidad con nuevos sistemas operativos y servidores que dieran soporte al nuevo sistema, además fue necesaria la instalación de una red para dar vida a un sistema multi-usuario. Esto debido a la adaptación de plataforma para la instalación del software. Su periodo de adaptación bordeó los dos años y continúa. Naturalmente siguen algunos cambios por personal dedicado a tiempo completo a la administración y mantención del software, pero se podría decir que después de un largo tiempo, CONAMA es mucho más eficiente desde el punto de vista administrativo y financiero con la ayuda de este sistema. Este software permite generar informes de gestión sobre distintos módulos que contempla; administración, contabilidad, presupuesto, compras, cuentas por pagar, tesorería, ingresos, viáticos, activo fijo, existencias, personal, remuneraciones y bienestar. Estos módulos tienen acceso restringido solo para los usuarios relacionados por medio de un perfil de usuario validado con nombre de usuario y contraseña. En resumen es muy completo, permite obtener un mayor control, respecto de las áreas involucradas en el software, y minimiza el tiempo y cantidad de trabajo al estar automatizados la mayoría de los procesos administrativo-financieros. La problemática no está en la CONAMA central, ya que ella funciona prácticamente sin problemas en este aspecto. Se mencionó anteriormente que en el transcurso del tiempo este software será implementado en regiones, entonces el problema esta precisamente ahí. ¿Cómo se debe implantar ICON-2001 en regiones? La pregunta antes expuesta es totalmente válida, considerando las distintas realidades entre las CONAMA regionales y su matriz, siendo la CONAMA Región del Maule una unidad dependiente de CONAMA Central y por ende más pequeña. También, todos los cambios que trajo consigo la llegada de este software a la matriz vendrán también a las regiones, desde capacitación a los usuarios a nuevas tecnologías que den soporte al sistema. El problema no termina ahí. Debemos considerar, que existen áreas funcionales en regiones que no están presentes en CONAMA central y que también interactúan con el sistema. Por lo tanto hay aplicaciones en el software que no sirven o que simplemente no existen y por lo tanto deben ser creadas. Además, las CONAMA regionales son la desconcentración de la CONAMA central. Por lo tanto estamos hablando de una institución más pequeña, que se parece a su matriz, pero es importante destacar que no es igual, para fines de análisis de requerimientos del software. Lo que se pretende en este estudio es minimizar los errores a cometer en la implantación del software, es decir, que este sistema tenga las aplicaciones necesarias para la organización como lo es CONAMA región del Maule y se adapte lo mejor posible y sea un real aporte a la mejora en la gestión de esta Institución.